Viáticos
PROCESOS PARA SOLICITUD Y REEMBOLSOS DE GASTOS DE VIÁTICO
1. SOLICITUD DE VIÁTICOS:
- La persona presenta una solicitud formal a su superior directo* dentro de la estructura partidaria, detallando el motivo de la misión, viaje, fechas, destino y un presupuesto estimado.
- Para ello es necesario que le envíe, debidamente llenado, el formulario que puede descargar en: ( Formulario ) de acuerdo a los montos detallados en la tabla de viáticos establecidos por el Tribunal Electoral, a la que puede acceder en: Montos Establecidos (Las cifras serán revisadas y verificadas posteriormente por Contabilidad, a fin de realizar las correcciones en los casos que lo ameriten).
- En el documento descargado se pide anotar datos básicos de la persona y de la misión respectiva; se debe adjuntar cualquier documentación adicional de valor informativo tales como itinerarios, reservaciones, tarifas, etc.; y es necesario que el solicitante firme el formulario original.
- En la justificación se debe describir claramente cómo los gastos de la misión o viaje se relacionan con las actividades laborales y partidarias permitidas en el decreto 32 de 21 de junio de 2022.
- La aprobación de los viáticos la concede el mencionado superior, es decir, la autoridad principal de la Secretaría; de la Junta Directiva Nacional, Provincial o Comarcal; o de uno de los Comités que conforman MOCA; al igual que puede ser el administrador del partido, entendiendo que dicha figura es responsable o tiene vínculos directos con la actividad o misión en cuestión.
- Si esta persona evalúa y verifica que los gastos efectivamente son necesarios y están dentro de las políticas establecidas por el Tribunal Electoral, procede a responderle afirmativamente al solicitante autorizando el viático y envía por e-mail toda la información recibida a la Unidad Interna de Finanzas de MOCA, compuesta por: arelys.ubarte@otrocamino.org , idania.hepburn@otrocamino.org , deiivis.pitti@otrocamino.org , samuel.silvera@otrocamino.org
2. SOLICITUD DE REEMBOLSO DE GASTOS:
Cuando el solicitante incurre en gastos relacionados con actividades del partido, debe realizar lo siguiente:
- Llenar el formulario de solicitud (Formulario), adjuntando todos los comprobantes (facturas, tiquetes, etc.) de gastos incurridos, de lo contrario el reembolso no se hará efectivo.
- Enviar dicho material a los entes de revisión y aprobación descritas en el punto No.1 de este proceso, que actuarán de la misma forma que se hace con la solicitud de viáticos explicada en la sección anterior.
3. Revisión de Contabilidad y pago
- Al recibir toda la documentación por parte de la autoridad que aprobó el viático o reembolso, el departamento de Contabilidad de MOCA la revisa, verifica los cálculos y registra la solicitud en el sistema.
- Seguidamente, el administrador o quien maneje los métodos de pagos generará la orden y el monto se enviará al solicitante por el canal establecido (transferencia bancaria, cheque, etc.).
- Una vez suceda lo anterior, se notifica al solicitante o destinatario sobre el pago realizado y se remite copia del comprobante o cheque a Contabilidad para su manejo y contabilización.
- Contabilidad archiva toda la documentación relacionada con el reembolso se archiva de forma segura para futuras referencias y auditorías internas.
- Cabe señalar que internamente se realizan auditorías periódicas para identificar y corregir cualquier desviación, además de asegurar que todos los solicitantes conozcan, a cabalidad, los procesos.
OBSERVACIÓN IMPORTANTE:
Todos los gastos en los cuales se incurre por participar en una misión de nuestro partido tienen que ser facturados a nombre del Movimiento Otro Camino utilizando el Ruc 8-NT-2-761196 y el DV 71. Dichas facturas se deben remitir, por los canales correctos (quien autorizó), a la Unidad Financiera Interna